Co to Getting Things Done?
Właściwa organizacja pracy jest kluczem do sukcesu – nie tylko tego zawodowego ale też spokojnego życia prywatnego. Czasami łatwo jednak zgubić się w natłoku zadań, obowiązków, zapomnieć o deadline czy też wykonać coś niewłaściwie przez niedostateczną ilość informacji czy właśnie czasu. Niezwykle pomocna okazuje się metoda Getting Things Done. Wyjaśniam na czym polega!
W 2001 roku David Allen wydał książkę pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. Opisał w niej autorską metodę organizacji zajęć, pomagającą zwiększyć swoją efektywność i produktywność. Po dziś dzień między innymi dzięki rozwojowi Internetu jest ona niezwykle szeroko stosowana i modyfikowana przez wielu menadżerów, couchów i osób próbujących pogodzić coraz większą ilość obowiązków. Jest chyba najpopularniejszą książką tego autora.
Na książkę natrafiłem szukając nowych sposobów poradzenia sobie z nawałem pracy. Po przygodzie z Eat the Frog potrzebowałem czegoś co pozwoli zarządzać bardziej optymalnie wszystkimi moimi pomysłami. O ile bieżące sprawy były dobrze realizowane to gromadzone pomysły, linki do ciekawych tekstów itd. rosły gromadzone w różnych miejscach. Gdzieś z tyłu głowy miałem też dojrzewającą decyzję że przydałoby się przenieść całe zarządzanie z książkowego kalendarza do komputera/telefonu. Książka w tym nie pomogła … choć jednak pomogła ;-).
Założenia metody GTD – jak planować zadania sprawnie i wydajnie?
Celem metody Getting Things Done (ang. doprowadzać sprawy do końca) jest zwolnienie się z obowiązku pamiętania o wszystkich zadaniach, przy zachowaniu wysokiej produktywności. Według autora kluczowymi elementami w zarządzaniu czasem są kontrola i perspektywa. Kontrolę osiąga się po wdrożeniu szczegółowego procesu Getting Things Done. Perspektywa natomiast zakłada segregację bieżących zadań na sześć grup:
- Bieżące zadania.
- Bieżące projekty.
- Obszary odpowiedzialności.
- Cele roczne.
- Wizja na 5 lat.
- Całe życie.
Jakie są podstawowe elementy Getting Things Done?
David Allen wyróżnił pięć podstawowych elementów Getting Things Done. Są to:
- Kolekcjonowanie (gromadzenie materiałów).
- Analiza (procedura decyzyjna).
- Porządkowanie (organizacja poszczególnych zadań).
- Przegląd (inspekcja listy zadań i obowiązków).
- Realizacja (wykonywanie zadań).
W praktyce metoda ta zakłada po prostu tworzenie przejrzystych list zadań, dzięki którym można uwolnić umysł od stresującego obowiązku pamiętania o wielu sprawach. Z powodzeniem można wykorzystywać ją w życiu prywatnym jak i zawodowym, a także przy zarządzaniu większą grupą pracowników lub członków zespołu.
Skąd zdobyć więcej informacji na temat Getting Things Done?
Polski przekład książki Davida Allena został wydany w 2006 roku, pt. Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań, a później ponownie, w zmienionej formie w 2008, pt. Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Współcześnie można znaleźć także wiele serwisów i blogów internetowych poświęconych dogłębnej analizie tej metody. Równie ciekawe są jej modyfikacje, tworzone przez naukowców czy trenerów produktywności z całego świata. Choć sama treść książki jest w wielu dziedzinach nie aktualna z powodu szybkiego postępu technologicznego same założenia zostaną z nami na dłużej.
Getting Things Done a moje zaangażowania
Mimo posiadania książki i zaznajomienia się z metodą nie za bardzo potrafiłem zaadoptować ją do swoich obowiązków i zaangażowań w różnych dziedzinach. Jednak w tamtym czasie regularnie natrafiałem na informację o książce w różnych podcastach. W tych samych podcastach często wspominana była aplikacja Nozbe. Nawet nie wiedziałem że książka i aplikacja są tak bardzo ze sobą powiązane.
Sytuację odmieniło zaznajomienie się z aplikacją Nozbe oraz książce Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności” którą otrzymałem po zakupie aplikacji Nozbe. Książka opisuje w sposób zwięzły (tego brakuje mi w oryginale GTD) samą metodę oraz jej wykorzystanie/przełożenie na pracę z aplikacją. Więcej o aplikacji w wersji z której korzystam (Personal) znajdziecie w wpisie Nozbe.
Genialnie u mnie sprawdza się jedno miejsce do gromadzenia wszystkie co przyjdzie mi do głowy oraz regularne przeglądanie pomysłów i zamienianie ich w projekty, usuwanie lub zostawianie na ponowne przemyślenie kiedyś.