Budżet – po co?
Jednoosobowa działalność gospodarcza to nie lada wyzwanie pod względem nie tylko zdobycia klientów ale również zarządzania finansami. Mam wrażenie że nie wszyscy świadomie zarządzają swoimi domowymi budżetami więc jeśli do tego dołożymy zarządzanie finansami firmy będzie nam jeszcze trudniej. Prowadzenie budżetu firmowego to moim zdaniem podstawowa czynność, nawet jeśli jest prowadzony w najprostszej formie np. w Excellu.
O ile w firmie posiadającej osobną osobowość prawną (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka cywilna, spółka komandytowa itd.) każdy przelew z konta firmowego na prywatne musi być odpowiednio zaksięgowane i musi odbywać się w jakimś celu (na potrzeby firmy – wypłata, zapłata) o tyle prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą nie musimy nawet posiadać konta firmowego (!). Wszystkie przelewy mogą odbywać się z naszego prywatnego konta bankowego. Niektóre banki mają w regulaminie zapis o tym że konto nie może być wykorzystywane do celów prowadzenia działalności ale nie wszystkie. W takim przypadku bank może nam zamknąć konto. Łatwo się pogubić ile mamy pieniędzy i ile ich potrzebujemy. Najczęściej przekonujemy się o tym gdy przychodzi dzień płacenia podatków a my nie posiadamy na koncie odpowiednich środków lub po ich zapłaceniu nie za wiele nam zostaje. Dlatego budżet to podstawa.
Jak sobie radzę?
Osobne konto firmowe
Pierwszym krokiem było założenie konta firmowego. Pozwoli nam to oddzielić finanse firmowe od finansów prywatnych. Tylko czy na pewno? No właśnie. Dużo zależy od tego jakie granice sobie stawiamy. Zamawiasz coś w sklepie internetowym płacąc szybkimi płatnościami. Logujesz się do banku a tu okazuje się że masz pieniądze tylko na koncie firmowym a zakup jest prywatny. Co prawda prowadząc jednoosobową DG możesz spokojnie w taki sposób zapłacić i nie wiąże się to z żadnymi konsekwencjami zarówno księgowymi jak i prawnymi ale … No właśnie. Jesteśmy niekonsekwentni. Zakładamy osobne konto żeby rozdzielić finanse osobiste od firmowych po czym je znów mieszamy (sic!). Jak więc je ostatecznie rozdzielić?
Wypłata z własnej działalności gospodarczej
Robię sobie w miarę możliwości stałą wypłatę raz w miesiącu. Wydaje mi się jak bym robił tak zawsze a tymczasem dopiero od 2017 roku. Pomysł wydawał mi się dziwny ale po przeczytaniu argumentów Michała Szafrańskiego (Jak Oszczędzać Pieniądze) i Marcina Iwucia (Finanse Bardzo Osobiste) postanowiłem oddzielić budżet domowy od firmowego ostatecznie i widzę różnicę której się nie spodziewałem.
Po pierwsze w budżecie domowym muszę się zmieścić w określonej kwocie bo mam do dyspozycji „tylko” wypłatę a nie całość pieniędzy „domowych” i „firmowych”.
Po drugie w budżecie firmowym pojawiły się wolne środki do wykorzystania na pojedyncze duże wydatki (roczna opłata Infakt, Dhosting itd.) lub nieprzewidziane sytuacje.
Po trzecie wydatki prywatne idą z prywatnych pieniędzy a firmowe z firmowych. Jeśli któryś z wydatków jest mieszany (np. paliwo) to zostaje zapłacony z budżetu domowego a koszt firmowy to bonus 
. I nie oszukuję się że coś co kupuję prywatnie jest przecież potrzebne firmie i dodatkowym, tak ważnym bo zmniejszającym podatki kosztem.
Po czwarte nie mieszają mi się dochody i wydatki, te prywatne z firmowymi. Dzięki temu wiem w jakiej kondycji jest firma i w jakiej ja w danym miesiącu bez specjalnej analizy.
Stała wypłata raz w miesiącu to luksus i super rozwiązanie. Może zdarzyć się tak że nie do końca jestem w stanie przewidzieć ile pieniędzy wpłynie mi w danym miesiącu na konto albo wystawiam faktury swoim kontrahentom w miarę równomiernie przez cały miesiąc. Wtedy dobrym pomysłem mogą być dwie wypłaty w miesiącu. Wszystko wg. naszych potrzeb i możliwości ale ważne żeby konsekwentnie się trzymać ustaleń które zrobimy sami ze sobą.
Budżet po raz kolejny
Prowadząc budżet domowy wiem mniej więcej jakie są nasze potrzeby a prowadząc budżet firmowy znam swoje możliwości. Budżet to podstawa do jakiegokolwiek planowania krótko i długoterminowego zarówno planów prywatnych (wakacje) jak i firmowych.
Subkonta
Subkonta to świetny pomysł na zapanowanie nad wydatkami zarówno firmowymi jak i prywatnymi. Na koncie firmowym na pewno przyda się jedno subkonto na które od razu po otrzymaniu zapłaty od klienta zabezpieczam pieniądze na zapłacenie vat-u i podatku dochodowego oraz ewentualnych innych zobowiązań z Urzędem Skarbowym lub ZUS-em. Drugie subkonto może nam posłużyć na zabezpieczenie wszystkich opłat stałych. Reszta pieniędzy dostępnych na koncie to kwota która zostaje nam na inne potrzeby firmowe.
Mając w swojej działalności koszty i będąc vat-owcem w terminie płacenia podatków okazuje się że mam na koncie odłożoną większą sumę niż potrzebuję. To dodatkowy bonus dzięki któremu co jakiś czas mogę wypłacić sobie ekstra wypłatę na aktualne potrzeby osobiste ,zainwestować firmowo lub odłożyć na gorszy czas (tzw. poduszka finansowa).
Kolejność przelewów
Istotną kwestią jest kolejność przelewów wychodzących z naszego konta. W pierwszej kolejności robię sobie wypłatę w kwocie która pozwala na przeżycie oraz opłacam zobowiązania względem US i ZUS. W następnej kolejności opłacam inne zobowiązania niezbędne do prowadzenia swojej działalności. To co zostaje dzielę na poduszkę finansową w firmie oraz na ew. bonusową wypłatę.
Co jeszcze warto robić?
Na pewno dobrym pomysłem jest płacenie wszystkich faktur kosztowych od razu. Nawet jeśli mam faktury z jakimś terminem robię przelew od razu. Dzięki temu zawsze na bieżąco widzę ile mam pieniędzy i na co mogę sobie pozwolić.