Po co mi Inbox zero?
Dobre pytanie. Nie wiem czy Ty tak samo jak ja otwierając pocztę i widząc dziesiątki nieprzeczytanych wiadomości czujesz niepokój i natłok spraw do załatwienia. Próbowałem sobie radzić z mailami zaznaczając je flagami, gwiazdkami itp ale zawsze jakieś maile ginęły w gąszczu wiadomości do zrobienia, nieodpowiedzianych jeszcze, odpowiedzianych, nieistotnych itd. Ostatecznie zawsze okazywało się że jednak coś nie jest zrobione na czas. Ktoś gdzieś został pominięty, zapomniany. Po głowie cięgle chodzi myśl że o czymś ważnym zapomniałem.
Na czym polega Inbox zero
Inbox Zero jest zaczerpnięta z filozofii Getting Things Done (GTD) i polega w skrócie na takim zarządzaniu pocztą by skrzynka odbiorcza była pusta. Przychodzące maile dzielimy wg. przeznaczenia i wykonujemy z nimi konkretna akcję. Tak naprawdę musimy nauczyć się szybko kategoryzować maile które do nas spływają. Sposób kategoryzacji można dostosować do swoich potrzeb ale zarys wygląda mniej więcej tak:
Wykonaj
Jeśli możesz odpowiedzieć na maila od razu i nie wymaga to więcej niż 2min. robimy to od razu. Ja podobnie robię z mailami które wymagają ode mnie działania ale w minimalnym wymiarze czasu – tutaj każdy może sobie sam określić ile to min. Np. jeśli muszę na jakiejś stronie poprawić literówkę, wgrać nowe zdjęcie czy podlinkować coś robię to od razu i odpisuję.
Oddeleguj
Mail który nie dotyczy Ciebie bezpośrednio, jest zadaniem które może wykonać ktoś inny przekaż dalej/oddeleguj i zarchiwizuj.
Odłóż na później
Do tego folderu odkładasz maile które wymagają od Ciebie jakiegoś działania i nie jesteś w stanie zając się nimi od razu lub szybko na nie odpisać. To też miejsce na sprawy niezałatwione gdy czekasz na jakąś odpowiedz żeby ją domknąć/skończyć. Można też do tego celu założyć osobną skrzynkę.
Zarchiwizuj
Wszystkie odpowiedziane maila, te które nie wymagają już od Ciebie żadnego działania archiwizujesz.
Usuń
Staram się nie usuwać żadnych mail oprócz spamu. W dobie dużych skrzynek pocztowych nie ma takiej potrzeby ze względu na obawę o braku miejsca. Jednak niektóre maile nie potrzebują archiwizacji. Ja np. usuwam wszelkie maile typu „dzięki”, „dziękuję”, „do zobaczenia” itp. Ułatwia to odnalezienie konkretnej wiadomości w archiwum jeśli musimy coś sprawdzić, do czegoś wrócić.
Jakie są zalety Inbox zero?
Dla mnie to przede wszystkim
- widzę dokładnie co jeszcze mam do zrobienie
- czuję większy spokój
- tylko niezbędne i najważniejsze rzeczy lądują na moją listę zadań
- nie odkładam na potem maili/zadań które wymagają ode mnie dosłownie chwili – odpowiadam/deleguję i zapominam
- szybkie efekty bez dodatkowych aplikacji
Krótka historia mojej wersji Inbox zero
Jak sobie radzę z niektórymi mailami napisałem już po części wyżej. Wyznaję zasadę że maile są najgorszym sposobem komunikacji z klientami i współpracownikami. Dlatego wszystkie maile które wymagają jakiegoś działania wysyłam jako zadanie do wykonania do Nozbe. Jest to o tyle łatwe że Nozbe umożliwia przekazanie mi maila na specjalny adres mailowy dzięki czemu ten mail staje się moim zadaniem. Dodatkowe hasztagi (#) umożliwiają nawet skierowanie maila do konkretnego folderu/projektu w Nozbe oraz dodanie jeszcze kilku innych ustawień. Dzięki temu minimalizuję tak naprawdę foldery do niezbędnego folderu „Archiwum”. Nie posiadam żadnych innych folderów typu „odłożone”, „na później”, „załatwione”.
Udało mi się przekonać do Inbox zero już kilka firm i wszystkie zgodnie przyznają że system sprawdza się doskonale.